5 cosas que RPA puede hacer por su organización en tiempos de crisis

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Es difícil pensar a priori que nos vamos a enfrentar a escenarios muy adversos en el futuro, uno intenta prepararse para todo pero por lo general dejamos fuera de las posibilidades los eventos más improbables. No es hasta que vemos que el riesgo es inminente que reconocemos que vamos a pasar por una crisis y sabemos que tenemos que hacer algo, y rápido.

Aquí es donde todos beneficios del RPA salen a relucir. Con tiempos de implementación cortos, resultados eficaces y a bajo costo, nos permite resolver un sin fin de problemas de manera poco invasiva y sin necesidad de intervenir los sistemas. En un par de semanas podríamos tener una fuerza laboral virtual apoyándonos en labores para mitigar el impacto de la crisis en la organización.

Estas son 5 cosas que creemos son relevantes para todas las organizaciones y que pueden ser realizadas por un colaborador virtual:

Recopilar datos

La mayoría de las veces la información que necesitamos para tomar decisiones se encuentra disgregada en varios sistemas y formatos. La tarea de compilar esa información y estandarizarla/limpiarla/completarla para que luego pueda ser utilizada es por lo general muy tediosa y toma tiempo. Si que queremos navegar durante la crisis con la mayor y mejor información posible, debemos tener la capacidad de acceder a la mayor cantidad de datos posibles, de distinta naturaleza (operativos, financieros, RRHH) y de la manera más oportuna posible.

Proveer completitud y oportunismo

En toda organización existen procesos que por el volumen de trabajo o por la falta de colaboradores, se hacen por muestreo (solo se procesa un numero determinado y se asume el resultado para el resto), de manera esporádica (solo cuando es necesario) o derechamente no se hacen y se asumen los riesgos de no contar con dicha información. En tiempos de crisis es cuando mayor control de nuestra operación debemos tener y no podemos darnos el lujo de no realizar algunos de estos procesos. Con RPA se puede extender la capacidad de procesamiento de los equipos abarcando la totalidad del trabajo y entregando el resultado en los tiempos que se requiere.

Habilitar la auto gestión

Dar la posibilidad para resolver problemas o completar requerimientos básicos (y no tan básicos también) permite acortar los tiempos muertos y disminuye la ansiedad en los colaboradores. Por ejemplo, tareas como recuperación de claves, desbloqueo de cuentas, solicitud de documentos (certificados, liquidaciones, etc) y aprobaciones pueden ser fácilmente robotizadas y expuestas a través de una interfaz de usuario.

Resguardar procesos críticos

Ya sea por confidencialidad de los datos o por sensibilidad de los sistemas que se utilizan, existen ciertos procesos que queremos se sigan haciendo dentro de los limites físicos y lógicos de la organización. Si nos vemos enfrentados a que las personas no puedan asistir a sus lugares de trabajo (no tan improbable a esta altura), mediante la robotización podemos dar continuidad operacional a estos procesos críticos sin exponernos a otros riesgos.

Apoyar a sus colaboradores

Durante las crisis los niveles de ansiedad y estrés aumentan considerablemente, y si sumamos el proceso de adaptación al cambio de paradigma de trabajo que estamos viviendo hoy (ahora somos tele-trabajadores), podemos entender que estamos poniendo demasiada presión sobre nuestros colaboradores. La realidad es que por un tiempo no rendirán al 100%. Una manera de ayudarlos es mediante la robotización de aquellas tareas que, aunque pequeñas, les quite de encima carga de trabajo y les permita hacer la transición de manera más agradable.

Lo cierto es que estas 5 cosas nos vienen bien dada la contingencia, pero hay considerar que cuando volvamos a la “normalidad” muchas cosas van a haber cambiado en las organizaciones y en las personas que harán que sigan siendo válidas hacia el futuro.

RPA, mejorando la empleabilidad de las personas

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RPA es visto generalmente como una herramienta que da beneficios solo a las organizaciones. No solo eso, sino que además es considerado una amenaza por parte de los colaboradores que piensan que pueden ser reemplazados por uno de estos robots. Esto no puede distar más de la realidad.

El mundo va en dirección a un inminente cambio en los paradigmas de trabajo en donde la distancia, los horarios, el tiempo y el conocimiento, ya no son barreras para lograr los objetivos laborales. La tecnología ha ido avanzando también en esta dirección, sin embargo a las organizaciones y a sus colaboradores les ha tomado más tiempo asimilar el uso de estas. Un ejemplo claro se presentó con la reciente pandemia y el aislamiento social, de un día para otro nos vimos forzados a realizar tele trabajo y a pesar de que la tecnología para llevar esto a cabo existe hace mucho, nos pilló a todos (organizaciones y personas) no tan bien parados como desearíamos. Había que estar preparado para teletrabajar eficientemente y hacerlo sostenible en el tiempo. Hoy no es tan loco pensar que veremos como nueva habilidad en los CV’s: “Capacidad de hacer teletrabajo”.

Algo similar ocurre con RPA, siendo una tecnología que ya lleva un tiempo en el mercado, las organizaciones la han ido adoptando tímidamente y sin apuro. Hoy se han dado cuenta de que habría sido (y es) fundamental en la crisis que estamos viviendo. Pero yendo más allá, a las personas les cuesta ver el valor que les genera saber trabajar con robots (tanto construirlos como interactuar con ellos) y no han sabido aprovechar la oportunidad de enriquecer sus curriculums agregando esta nueva habilidad.

Hace unos años saber programar Macros en Excel o usar bases de datos (Access u otro) eran puntos vistos como ventajas que marcaban la diferencia en la empleabilidad de las personas. Ahora esto ya es el “desde” y hay que buscar nuevas habilidades para destacar, RPA fácilmente se puede convertir en su próxima fortaleza.

Existen distintos ámbitos en los que se puede adquirir conocimiento y convertirse en un aporte para la organización en la implementación de una iniciativa de RPA:

Identificación de procesos
“Todo es robotizable”. RPA puede replicar cualquier tarea que un humano pueda realizar en un computador, si cualquiera. La pregunta es ¿vale la pena robotizar esta tarea?. Para evaluar esto existe una metodología que permite determinar a alto nivel que proceso debo priorizar por sobre otro dependiendo de los beneficios que puede llegar a aportar a la organización.

Configuración de robots
El ancho de banda de los recursos capacitados para robotizar por lo general es limitado en las organizaciones. Es por esto que mientras más personas que tengan la capacidad de configurar robots haya en la organización ayuda a escalar la iniciativa, llegando de manera eficiente a más áreas y abarcando mayor cantidad de procesos. Por otro lado, quién mejor que sea la persona que realiza la tarea la que configure robot.

Diseño de soluciones
RPA no es la solución definitiva, sino mas bien una pieza clave en un ecosistema de aplicativos que resuelve la automatización punta a punta de los procesos. Es por esto que entender bien como se integra permite que se pueda diseñar de manera efectiva el uso de esta herramienta en la organización.

Interacción con Robots
Quizás una de las cosas a las que menos importancia se le da, pero que es crítico a la hora de implementar las soluciones de RPA. Para los usuarios saber interactuar con robots no es trivial. Cosas como tender a la comunicación con mensajes estándar, cumplir con horarios definidos, gestionar y monitorear el resultado desde el punto de vista del negocio y hacerse responsable del colaborador virtual, son labores que se deben aprender a hacer de manera eficaz.

Empezar no es difícil, los software de líderes del mercado de RPA, Blue Prism por ejemplo, son realmente intuitivos y la curva de aprendizaje no es para nada empinada. La mayoría de ellos disponen de versiones de prueba y cuentan con mucho material de entrenamiento gratuito o pagado, así como también de certificaciones para los que desean un mayor grado de validación en sus CV’s. No se trata de volverse un experto de la noche a la mañana, pero si empezar a incorporar herramientas y metodologías básicas para poder desenvolverse de mejor manera en un mundo laboral donde la tecnología es un actor relevante.

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